Umiejętność wygłaszania prezentacji należy do tych najważniejszych w życiu zawodowym. Dla wielu osób publiczne przemawianie jest koszmarem. A przecież wcale nie musi tak być. Skupianie na sobie uwagi otoczenia i fascynowanie go swoim opowiadaniem może wręcz być bardzo dobrą zabawą. Jest kilka prostych zasad dotyczących tego, jak napisać przemówienie, o których powinieneś pamiętać.
Jak zacząć przemówienie
Daj sobie czas na przygotowanie przemówienia. Pisanie go poprzedniego wieczora nie jest najlepszym pomysłem. Jeśli wiesz, że czeka Cię wystąpienie za kilka dni, możesz nosić przy sobie notes albo pamiętać o aplikacji do robienia notatek na Twoim smartfonie. Pomysły mogą przyjść Ci do głowy nawet w komunikacji miejskiej. Jeśli sądzisz, że zapamiętasz myśl, która przelatuje Ci przez głowę, jesteś w błędzie. Po powrocie do domu już nie przypomnisz sobie swojego genialnego pomysłu, dlatego zanotuj go od razu.
Jak zacząć przemówienie? Długi wstęp nie jest potrzebny. Dobrze jest zacząć od czegoś, co przykuje uwagę słuchaczy, na przykład od anegdoty z prawdziwego życia. Pisanie przemówienia jest podobne do każdej innej kreatywnej aktywności. Najlepiej pisz “z serca”. Nikt nie widzi Twojego pierwszego szkicu, więc pozwól sobie na szczerość, błędy i “napisanie głupot”. Będziesz mieć dowolną liczbę szans na poprawienie tego później. Jeśli wpadnie Ci do głowy dobra myśl, zapisz ją natychmiast w skrótowej formie, dopracowywać będziesz potem.
Praktykowanie
Przed dniem prezentacji koniecznie wypowiedz swoje przemówienie przed lustrem. Możesz siebie nagrać i zobaczyć, jak się prezentujesz. Możesz wypowiedzieć swoje przemówienie do kogoś spośród rodziny lub przyjaciół i poprosić o życzliwe uwagi krytyczne. Podczas praktykowania koniecznie zmierz sobie czas, aby nie okazało się, że zaplanowane na pół godziny wystąpienie trwa godzinę lub dziesięć minut.
Fakt, że kilkakrotnie powtórzyłeś swoje przemówienie, nie tylko sprawi, że będziesz je lepiej pamiętał. Zadziała również jak “autosugestia”. Sprawi, że będziesz myśleć o sobie jako o osobie przygotowanej. Tym samym doda Ci pewności siebie i pomoże poradzić sobie z tremą.
Kontakt z odbiorcą
Nasza podstawowa rada brzmi: pod żadnym pozorem nie czytaj z kartki. Sprawia to wrażenie braku profesjonalizmu i powoduje, że słuchacze tracą zainteresowanie i nie śledzą tego, co masz do powiedzenia. Nie jest jeż najlepszą strategią nauczenie się na pamięć całego wystąpienia słowo w słowo. Przemówienia wygłaszane słowo w słowo z pamięci brzmią nieciekawie, sucho i sztywno.
Zamiast tego, przygotuj sobie szczegółowy konspekt, jakie zagadnienia po kolei chcesz poruszyć. Możesz przy tym zagłębić się w szczegóły, jeśli jest to konieczne, i używać podpunktów do podpunktów, ale nie zapisuj całych, gotowych zdań. Audytorium będzie Cię słuchać z zainteresowaniem, jeśli odniesie wrażenie spontaniczności.
Kluczowy jest kontakt z odbiorcą. Zastanów się, do jakiej grupy odbiorców kierujesz swoje przemówienie. Jak możesz utrzymać ich uwagę? Jak chcesz dotrzeć do odbiorcy? Mów głośno i wyraźnie. Nikt nie będzie Cię słuchał, jeśli będziesz niewyraźnie mruczeć pod nosem. Staraj się utrzymywać kontakt wzrokowy z słuchaczami.
Wybiórczość w przekazywaniu informacji
Jeśli chodzi o to, jak napisać prezentację, najważniejsza jest wybiórczość informacji, zwłaszcza gdy czas jest ograniczony. Jednym z największych błędów podczas wygłaszania prezentacji jest chęć, by przekazać jak najwięcej. Potem nie zmieścimy się w czasie, a nasze audytorium będzie znudzone i w dodatku zniecierpliwione, że trzymamy ich na sali podczas przerwy na kawę.
Tymczasem w prezentacji chodzi o to, żeby przekazać najistotniejsze komunikaty w jasny sposób. Nie staraj się powiedzieć jak najwięcej, tylko jak najlepiej (to znaczy: jak najjaśniej). Stosuj krótkie zdania. Podkreślaj najważniejsze informacje. Język mówiony nie jest tym samym co język pisany, więc zrezygnuj ze zdań wielokrotnie złożonych, ozdobników i dygresji.
Powinieneś mieć jasno sformułowany cel: jaki konkretnie komunikat chcesz przekazać słuchaczowi? Po co mu to? Jaki jest zamierzony skutek, jak Twoja wypowiedź ma wpłynąć na odbiorców? Główna część przemówienia powinna formułować i rozwiązywać pewien problem. Jeśli problem nie istnieje, odbiorca nie ma powodu Cię słuchać.
Jak radzić sobie z tremą?
Jak radzić sobie ze stresem? Prezentacja wygłaszana przed dużą publicznością należy przecież do bardziej stresujących sytuacji w życiu. Mamy bardzo dobrą receptę na stres podczas przemówienia. Zaakceptuj go, pozwól mu być, a on przejdzie. Nie walcz z odczuciem zdenerwowania, ponieważ wtedy większość uwagi poświęcisz tym zmaganiom, a nie rzeczywistej jakości wystąpienia. Czy znasz stoickie zalecenie, aby zmieniać te rzeczy, które możemy zmienić, i akceptować te, których nie możemy zmienić? Nie możesz zmienić faktu, że stres jest obecny, więc zaakceptuj go. Skoncentruj uwagę na rzeczach, które możesz zrobić dobrze pomimo obecności tremy.
Nawet doświadczeni mówcy doświadczają tremy, to jest naturalne i nieuniknione. Jeśli podczas wystąpienia bardzo się denerwujesz, możesz wspomnieć o tym swoim odbiorcom. Nie zdajesz sobie sprawy, jak bardzo pozwoli to “skrócić dystans” między Tobą a słuchaczami i pozwoli im utożsamić się z Tobą. Oni też są ludźmi.
Dodatkowe materiały
Powinieneś wzbogacić swoje wystąpienie prezentacją PowerPoint, dodatkowymi obrazami czy nawet krótkim filmem. Każdy slajd prezentacji powinien koncentrować się na wyłącznie jednym zagadnieniu. W żadnym razie nie powinien być przeładowany tekstem, lecz przekazywać informacje w formie graficznej, diagramów, wykresów, strzałek itd.
Mowa ciała i dykcja
Wyobraź sobie, że gestykulacja w wystąpieniu jest jak sól zastosowana w potrawie. Jeśli zupełnie jej nie będzie, potrawa wyda się nudna i nijaka. Z drugiej strony, nie można przesadzić. Podejdź sceptycznie do zaleceń, które każą Ci kontrolować każdy Twój ruch. Widownia będzie reagować najlepiej, jeśli Twoje zachowania będą naturalne, a nie sztuczne i widocznie wystudiowane. Nie przemieszczaj się po scenie zbyt szybko i chaotycznie, gdyż będzie to rozpraszać Twoją widownię. Podczas przemówienia kontroluj czas, ale zrób to zerkając dyskretnie na zegarek, a nie sięgając za każdym razem po telefon do kieszeni.
Dykcja jest bardzo istotnym czynnikiem decydującym o tym, jak zostaniemy zrozumiani. Oczywiście, zdarzają się wady wymowy, których nie wyeliminujemy, w miarę możliwości starajmy się jednak mówić wyraźnie. Można trenować dykcję na przykład przez czytanie na głos i odsłuchiwanie siebie z dyktafonu. Możemy też “rozgrzać” i poćwiczyć aparat gębowy, wargi i język chwilę przed przemówieniem. Zadbaj o to, żeby podczas przemawiania mieć do dyspozycji szklankę wody na wypadek, gdyby zaschło Ci w gardle.
Po prezentacji
Jeszcze jedna rada na zakończenie. Jeśli jesteś początkujący w dziedzinie wygłaszania prezentacji, bądź dla siebie wyrozumiały i łagodny. Wybacz sobie popełnione błędy i postaraj się docenić wszystko, co poszło dobrze. Wygłaszanie prezentacji czy przemówienia to taka sama umiejętność jak każda – wymaga treningu. Pierwszy raz jest najtrudniejszy, a z każdym kolejnym podejściem będzie coraz lepiej. Nie zrażaj się i nadal próbuj swoich sił.
Pisanie przemówienia to pole, na którym możesz być coraz lepszy. Nie traktuj wygłaszania prezentacji jak przykrego obowiązku. Jest to ciekawa okazja do nawiązania się interakcji międzyludzkiej. To niezwykła możliwość, aby mieć wpływ na drugiego człowieka i obserwować, jak reaguje on na to, co masz do przekazania.